Pobierz pełny dokument z załącznikami (DOCX)
Poniżej udostępniamy treść dokumentu Fundacji FUTUREWAVE. Wzory załączników wymagają uzupełnienia i dostosowania do konkretnej sprawy.
REGULAMIN PRZYJMOWANIA DAROWIZN, SPADKÓW, ZAPISÓW, GRANTÓW I DOTACJI
Fundacja FUTUREWAVE
Tekst jednolity
Regulamin określa zasady pozyskiwania, weryfikacji, przyjmowania, dokumentowania i rozliczania darowizn, spadków, zapisów, grantów i dotacji przez Fundację FUTUREWAVE, z uwzględnieniem ochrony jej celów statutowych, niezależności, transparentności oraz zgodności z prawem.
§ 1. Postanowienia ogólne
1. Fundacja FUTUREWAVE, zwana dalej „Fundacją”, przyjmuje środki i składniki majątkowe wyłącznie w sposób zgodny z jej Statutem, celami statutowymi, przepisami prawa oraz niniejszym Regulaminem.
2. Regulamin stosuje się do darowizn pieniężnych i rzeczowych, spadków, zapisów, grantów, dotacji, subwencji, środków z kampanii fundraisingowych oraz innych nieodpłatnych przysporzeń, zwanych dalej łącznie „świadczeniami”.
3. Decyzje w sprawach objętych Regulaminem podejmuje Zarząd Fundacji, a w bieżących sprawach działa Prezes Zarządu – Artur Kustosz – w granicach reprezentacji Fundacji i udzielonych upoważnień.
§ 2. Zasady przyjmowania świadczeń
1. Fundacja może przyjmować świadczenia od osób fizycznych, osób prawnych, jednostek organizacyjnych oraz podmiotów publicznych i prywatnych, o ile źródło, cel, warunki i sposób przekazania świadczenia nie budzą uzasadnionych wątpliwości.
2. Przyjęcie świadczenia nie może prowadzić do naruszenia niezależności Fundacji, uzależnienia jej działań od darczyńcy lub finansującego ani ograniczenia jej swobody w realizacji celów statutowych.
3. Fundacja nie przyjmuje świadczeń, których warunki są sprzeczne z prawem, dobrymi obyczajami, Statutem, celami Fundacji lub jej interesem, a także świadczeń wymagających działań wykraczających poza możliwości organizacyjne lub finansowe Fundacji.
§ 3. Weryfikacja zgodności i źródła środków
1. Przed przyjęciem świadczenia Fundacja dokonuje oceny jego zgodności z celami statutowymi, warunkami przekazania, reputacją i wiarygodnością przekazującego oraz ryzykami dla niezależności i dobrego imienia Fundacji.
2. Ocena obejmuje, stosownie do wartości i charakteru świadczenia, w szczególności:
identyfikację darczyńcy lub podmiotu finansującego oraz osoby działającej w jego imieniu;
ustalenie celu, wartości, formy i warunków przekazania świadczenia;
ocenę zgodności celu świadczenia z celami statutowymi Fundacji;
ocenę, czy warunki nie stanowią niedopuszczalnej ingerencji w niezależność Fundacji;
ocenę ryzyka pochodzenia środków z działalności niezgodnej z prawem, korupcji, oszustwa, prania pieniędzy, finansowania terroryzmu lub innych źródeł nieakceptowalnych.
3. Fundacja może zażądać od przekazującego dodatkowych wyjaśnień, dokumentów potwierdzających źródło i przeznaczenie środków albo danych niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy. Brak wyjaśnień lub dokumentów może stanowić podstawę odmowy.
§ 4. Darowizny celowe
1. Darowizna celowa może zostać przyjęta, jeżeli wskazany cel pozostaje zgodny z celami statutowymi Fundacji, jest możliwy do zrealizowania oraz pozwala na rzetelne rozliczenie środków.
2. Ograniczenia dotyczące celu, terminu, sposobu wykorzystania lub sprawozdawczości wymagają uprzedniej akceptacji Fundacji, a przy świadczeniach o istotnej wartości lub szczególnych warunkach – formy pisemnej lub dokumentowej.
3. Jeżeli realizacja celu stanie się niemożliwa, niecelowa lub sprzeczna z prawem, Fundacja podejmuje działania przewidziane umową albo uzgadnia z przekazującym zmianę celu; w braku takiej możliwości stosuje przepisy prawa i warunki przyjęcia świadczenia.
§ 5. Odmowa przyjęcia oraz zwrot środków
1. Fundacja odmawia przyjęcia świadczenia lub rezygnuje z jego przyjęcia, w szczególności gdy:
świadczenie pochodzi lub może pochodzić z nieakceptowalnego albo nieustalonego źródła;
warunki świadczenia są niezgodne z prawem, Statutem, celami Fundacji albo naruszają jej niezależność;
przyjęcie mogłoby narazić Fundację na odpowiedzialność prawną, konflikt interesów, ryzyko reputacyjne lub nadmierne koszty;
przekazujący odmawia udzielenia racjonalnie wymaganych wyjaśnień lub dokumentów;
świadczenie rzeczowe jest nieprzydatne, wadliwe, obciążone prawami osób trzecich albo powoduje nieproporcjonalne koszty przechowania, ubezpieczenia, transportu lub zagospodarowania.
2. Jeżeli środki wpłynęły przed zakończeniem weryfikacji, Fundacja może je wyodrębnić, wstrzymać ich wykorzystanie, zwrócić przekazującemu, a gdy zwrot byłby niedopuszczalny lub niemożliwy – postąpić zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz decyzją Zarządu.
§ 6. Umowy, potwierdzenia i dokumentowanie
1. Świadczenia przyjmuje się na podstawie przelewu, umowy, oświadczenia, decyzji o przyznaniu środków, testamentu, dokumentu przekazania rzeczy lub innego dokumentu właściwego dla danego rodzaju świadczenia.
2. Umowę darowizny lub grantu zawiera się w szczególności, gdy świadczenie jest celowe, obejmuje obowiązki sprawozdawcze, harmonogram, zasady zwrotu, przekazanie rzeczy, prawa autorskie, poufność albo inne istotne warunki.
3. Fundacja może wystawić potwierdzenie otrzymania świadczenia. Potwierdzenie wskazuje co najmniej dane Fundacji, dane przekazującego – o ile zostały podane – datę, rodzaj i wartość świadczenia oraz ewentualny cel.
4. Potwierdzenie otrzymania świadczenia nie stanowi zapewnienia o możliwości skorzystania przez przekazującego z jakiejkolwiek ulgi, odliczenia lub preferencji podatkowej. Ocena skutków podatkowych należy do przekazującego i właściwych organów.
§ 7. Ewidencja księgowa i rozliczanie
1. Wszystkie świadczenia podlegają ujęciu w ewidencji księgowej i dokumentacyjnej Fundacji zgodnie z przepisami prawa, polityką rachunkowości oraz zasadami wyodrębniania środków celowych.
2. Dla świadczeń rzeczowych sporządza się dokumentację przyjęcia, opis przedmiotu, ustalenie wartości oraz – w razie potrzeby – protokół przekazania lub wyceny.
3. Środki celowe są ewidencjonowane w sposób umożliwiający ustalenie ich źródła, przeznaczenia, wykorzystania i rozliczenia. Dokumentacja jest przechowywana przez okres wymagany przepisami prawa.
§ 8. Kampanie fundraisingowe
1. Kampanie fundraisingowe prowadzi się rzetelnie, przejrzyście i z jasnym wskazaniem organizatora, celu, przewidywanego sposobu wykorzystania środków oraz kanałów wpłat.
2. Materiały kampanii nie mogą wprowadzać w błąd, wywierać niedopuszczalnej presji ani zawierać obietnic niezgodnych z prawem lub niemożliwych do wykonania.
3. Zbiórki publiczne prowadzi się wyłącznie z zachowaniem wymogów właściwych przepisów. Fundacja prowadzi dokumentację wpływów, kosztów i rozliczenia kampanii adekwatną do jej formy i skali.
§ 9. Ochrona danych darczyńców
1. Fundacja przetwarza dane osobowe darczyńców, grantodawców, spadkodawców, zapisodawców i osób reprezentujących podmioty finansujące wyłącznie w zakresie niezbędnym do przyjęcia, wykonania, udokumentowania i rozliczenia świadczenia, realizacji obowiązków prawnych oraz ochrony roszczeń.
2. Dane nie są wykorzystywane do celów marketingowych ani publikowane bez odpowiedniej podstawy prawnej. Fundacja stosuje środki organizacyjne i techniczne adekwatne do ryzyka oraz udostępnia informacje wymagane przepisami o ochronie danych osobowych.
§ 10. Sankcje i środki z nieakceptowalnych źródeł
1. W razie podejrzenia, że świadczenie pochodzi z nieakceptowalnego źródła lub jest związane z naruszeniem prawa, Fundacja niezwłocznie wstrzymuje jego wykorzystanie i przeprowadza dodatkową weryfikację.
2. Fundacja może odmówić przyjęcia, zwrócić świadczenie, rozwiązać umowę, wstrzymać realizację projektu, dochodzić roszczeń lub podjąć inne działania wymagane prawem. Jeżeli przepisy nakładają obowiązek zawiadomienia właściwego organu, Fundacja realizuje ten obowiązek.
3. Osoba działająca w imieniu Fundacji, która stwierdzi ryzyko wskazane w ust. 1, przekazuje informację Prezesowi Zarządu bez zbędnej zwłoki i nie podejmuje samodzielnie czynności prowadzących do wykorzystania środków.
§ 11. Postanowienia końcowe
1. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego uchwalenia przez Zarząd Fundacji.
2. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się Statut Fundacji FUTUREWAVE oraz właściwe przepisy prawa.
Kraków, dnia ………………………….. r.
…………………………………………………………………………….
Artur Kustosz – Prezes Zarządu
ZAŁĄCZNIK NR 1 — FORMULARZ OCENY DAROWIZNY / ŚWIADCZENIA
Numer sprawy: …………………………………………………… Data oceny: ……………………………………………………
Element oceny
Informacja / wynik
Darczyńca / finansujący
Rodzaj świadczenia
☐ darowizna ☐ spadek / zapis ☐ grant ☐ dotacja ☐ rzeczowe ☐ inne
Wartość i forma
Cel / warunki świadczenia
Zgodność z celami statutowymi
☐ tak ☐ nie ☐ wymaga wyjaśnień
Wpływ na niezależność Fundacji
☐ brak zastrzeżeń ☐ ryzyko ☐ niedopuszczalny
Ocena źródła środków
☐ brak zastrzeżeń ☐ wymaga weryfikacji ☐ nieakceptowalne
Wymagane dokumenty / umowa
Decyzja
☐ przyjąć ☐ przyjąć warunkowo ☐ odmówić ☐ przekazać do dalszej analizy
Uzasadnienie i zalecenia
Osoba oceniająca / zatwierdzająca
ZAŁĄCZNIK NR 2 — POTWIERDZENIE OTRZYMANIA ŚWIADCZENIA
Fundacja FUTUREWAVE potwierdza otrzymanie od: …………………………………………………………………………….
adres / dane identyfikacyjne (o ile przekazano): ……………………………………………………………………………………….
świadczenia w formie: ☐ pieniężnej ☐ rzeczowej ☐ innej: …………………………………………………………………….
o wartości / kwocie: ……………………………………………………, otrzymanego dnia: ……………………………………………………
z przeznaczeniem: ☐ na cele statutowe Fundacji ☐ celowe: ……………………………………………………………………
Potwierdzenie dokumentuje otrzymanie świadczenia przez Fundację. Nie stanowi ono zapewnienia o prawie darczyńcy do ulgi, odliczenia ani innej preferencji podatkowej.
…………………………………………………………………………….
Fundacja FUTUREWAVE / osoba uprawniona do reprezentacji
ZAŁĄCZNIK NR 3 — WZÓR UMOWY DAROWIZNY / GRANTU
UMOWA DAROWIZNY / GRANTU
zawarta w dniu ………………………….. w ………………………….. pomiędzy:
1. Fundacją FUTUREWAVE, reprezentowaną przez Artura Kustosza – Prezesa Zarządu, zwaną dalej „Fundacją”,
a
2. ………………………………………………………………………………………………………………………., zwaną/zwanym dalej „Przekazującym”.
§ 1. Przedmiot umowy
1. Przekazujący przekazuje Fundacji darowiznę / grant w kwocie ………………………….. zł / w postaci ………………………………………………………………………………………………………………………. .
2. Świadczenie zostanie przekazane do dnia ………………………….. na rachunek Fundacji / na podstawie protokołu przekazania.
§ 2. Przeznaczenie i wykorzystanie
1. Świadczenie jest przekazane: ☐ na cele statutowe Fundacji ☐ na następujący cel: ………………………………………………………………………………………………………………………. .
2. Fundacja wykorzysta świadczenie zgodnie z prawem, Statutem oraz niniejszą umową. Zmiana celu wymaga uprzedniego uzgodnienia z Przekazującym, o ile jest to możliwe i wymagane charakterem świadczenia.
§ 3. Oświadczenia i rozliczenie
1. Przekazujący oświadcza, że jest uprawniony do przekazania świadczenia, a świadczenie nie pochodzi ze źródeł niezgodnych z prawem ani nie jest obciążone prawami osób trzecich, z wyjątkiem ujawnionych Fundacji.
2. Fundacja może żądać dokumentów i wyjaśnień niezbędnych do weryfikacji źródła środków oraz zgodności świadczenia z prawem i Regulaminem.
3. Rozliczenie świadczenia nastąpi w formie: ☐ potwierdzenia otrzymania ☐ sprawozdania ☐ innej: ………………………………………………………………………………………………………………………. .
§ 4. Postanowienia końcowe
1. Fundacja może odmówić przyjęcia lub zwrócić świadczenie w przypadkach przewidzianych prawem, Statutem lub Regulaminem przyjmowania darowizn, spadków, zapisów, grantów i dotacji.
2. Dane osobowe będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonania umowy, rozliczenia świadczenia oraz realizacji obowiązków prawnych.
3. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
…………………………………………………… ……………………………………………………
Przekazujący Fundacja FUTUREWAVE